Archiving documents in Louts Notes

我們設定了限制用戶郵件的儲存空間，當用戶超過配額後就要刪減文件，這樣可以釋放空間，提高數據庫效能，但用戶可能有部份重要文件是不能刪除的，或文件需要保存以供往後查核，而且要用戶一編編文件選擇刪除與否，會增加用戶的工作量，因此用戶可以使用 Archive 功能把文件歸檔。

歸檔後文件會保存在另一個數據庫，該數據庫可以儲存在 Server 上或用戶本機內，用戶可以隨時翻閱。

Actions > Archive > Create Criteria

輸入 Descriptive name，選取 "Enable this criteria"，設定歸檔文件數據庫的儲存位置及名稱，預設儲存在 Data folder 之下的 "archive"，數據庫名稱會加上 "a_"，設定點擊 "Selection Criteria"。

設定歸檔文件的條件，例如可以設定文件舊過5日就歸檔。

完成設定按 OK 保存離開。離開時會詢問是否設定 Schedule，如有需要可以自行設定。

Actions > Archive > Archive Now，會以設定的條件，對附合條件的文件歸檔。

Actions > Archive > Archive Selected Documents，可以對已選取的文件歸檔。

要讀取歸檔的文件，點擊左方的 Archive，選取設定的 Archive 名稱。

已歸檔的文件，仍可以進行操作，可以刪除，移動等。

用戶也可以把數據庫備份，如更換電腦，也要把數據庫抄走。